Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

La t.r.i. Consulenze Energetiche Srls (in seguito “tri”), fornisce ai propri clienti, anche potenziali, nonché terzi in genere (es. associazioni no-profit, pubblica amministrazione, ecc.) che entrano in contatto con la medesima in rappresentanza o su mandato dei clienti, anche potenziali (gli “Interessati”), le informazioni richieste dalla normativa relative al trattamento dei propri dati personali (“Dati”).

Ambito di Applicazione e Modalità di Attuazione

Destinatari

Il presente trattamento dei dati applica a tri Consulenze Energetiche (di seguito “tri”) e i suoi destinatari sono pertanto i soci, i membri degli organi statutari, i procuratori, i dipendenti e i collaboratori della Società, i fornitori caratteristici, che contribuiscono alla catena del valore della Società, i partner commerciali, nonché tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, operano in nome e per conto della Società. Ai clienti di “tri” è richiesto di prendere atto e di impegnarsi al rispetto dei valori in esso rappresentati, ritenendo questo aspetto di fondamentale importanza per il mantenimento del rapporto d’affari. Un’eventuale inosservanza dei principi previsti da parte dei clienti sarà valutata anche ai fini della tutela dei diritti ed interessi della Società. “t.r.i.”, che s’impegna alla diffusione presso tutti i soggetti interessati agevolando la sua corretta interpretazione. La “tri” mette a disposizione gli strumenti, le necessarie misure per attività di verifica e monitoraggio, prevedendo eventuali sanzioni.

Organismo di Vigilanza (ODV)

Al fine di garantire il rispetto delle norme e dei principi espressi, nonché di verificare il funzionamento e l’efficacia del Modello ex D.Lgs 231/01 adottato da “tri” per la prevenzione dei reati contemplati da tali norme, è istituito un Organismo di Vigilanza (di seguito anche “OdV” o “Organismo”) con poteri sanzionatori esclusivi. E’ quindi definito un Sistema Sanzionatorio che prevede e disciplina le conseguenze derivanti dalla commissione di illeciti e più in generale dalla inosservanza delle norme contenute nel Modello di Utilità e nelle sue singole componenti nonché l’irrogazione di idonee sanzioni. In relazione al Codice Etico ed alla Carta dei Servizi, tale Organismo è tenuto a monitorarne l’applicazione da parte dei soggetti interessati, accogliendo eventuali segnalazioni fornite dagli stakeholder interni ed esterni; è poi tenuto a relazionare periodicamente agli Organi Amministrativi sui risultati dell’attività svolta, segnalando eventuali violazioni; e infine tenuto ad esprimere, ove necessario, alla proposta di revisione periodica del documento. Il suo operato non è oneroso economicamente.

Applicazione

I Destinatari sono tenuti a conoscere le norme contenute nel Codice Etico e nella Carta dei Servizi derivanti dalla legge o da procedure e regolamenti interni. I Destinatari devono accettare in forma esplicita, dal momento di costituzione del rapporto di lavoro o della relazione di affari, di prima diffusione o di sue eventuali modifiche o integrazioni rilevanti. In particolare, i Destinatari hanno l’obbligo di astenersi da comportamenti contrari alle norme contenute nel Codice Etico; hanno l’obbligo di riferire tempestivamente al “OdV” qualsiasi notizia, di diretta rilevazione o riportata da altri, in merito a possibili violazioni e qualsiasi richiesta di violazione sia stata loro rivolta. Lo “OdV” dovrà assicurare l’assoluta riservatezza del mittente, evitando comunque la presentazione di denunce anonime; collaborare con le strutture deputate a verificare le possibili violazioni.

Violazione

In caso di accertata violazione del Codice Etico o della Carta dei Servizi sono adottati dall’O.d.V. provvedimenti sanzionatori, per la tutela degli interessi aziendali e compatibilmente con le normative generali vigenti, che potranno anche determinare la risoluzione del rapporto e il risarcimento del danno. I soggetti interessati possono segnalare alla pec (triconsulenze@pec.it), in forma non anonima, ogni violazione, sospetto o richiesta di violazione. Questi provvede ad un’analisi, ascoltando eventualmente i soggetti interessati dalla presunta violazione, garantendo la riservatezza dell’identità di entrambi, fatti salvi gli obblighi di legge. Le segnalazioni presentate in buona fede non potranno comportare ripercussioni negative ai danni del segnalante anche nel caso in cui le stesse dovessero risultare infondate. Si richiede però di astenersi dal pronunciare segnalazioni di delazione verso qualcuno.

Formazione

Il Codice Etico e la Carta dei Servizi sono portati a conoscenza di tutti i soggetti interessati mediante apposite attività di informazione ed è pubblicato su tutti i dispositivi sociali (sito aziendale, social network …) a disposizione e/o di cui dispone la Società. Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico e la Carta dei Servizi, la Società ha intenzione di predisporre e realizzare, anche in base alle eventuali indicazioni dello “OdV”, un piano periodico di comunicazione o formazione volto a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche e di servizio contenute. Le iniziative di formazione possono essere differenziate secondo il ruolo e la responsabilità dei Destinatari. In caso di richiesta di chiarimenti sui contenuti o sulle modalità di applicazione degli stessi è possibile rivolgersi al rappresentante legale della Società che ha redatto questo documento.

NORME PER LA GESTIONE AZIENDALE

Principi di funzionamento

Si assume come principio imprescindibile l’osservanza di leggi, norme e procedure societarie per eseguire e riportare operazioni di business, ottenere appropriate autorizzazioni e rispettare tutti gli aspetti di controllo contabile interno ed esterno. A tal fine, si impegna ad adottare le misure utili ed opportune affinché il vincolo del rispetto delle legislazioni e di tutte le norme vigenti, sia fatto proprio e praticato. E’ da considerarsi, dunque, proibito qualsiasi comportamento o condotta che si configuri, o possa integrare, una qualsivoglia fattispecie di reato, in particolare se la stessa sia contemplata dal D.Lgs 231/01 e successive modifiche e integrazioni.

“tri” assicura una corretta informazione ai propri soci e agli organi di controllo interni ed esterni in ordine ai fatti significativi concernenti la propria gestione societaria. Le evidenze finanziarie, contabili e gestionali ed ogni altra comunicazione che si rilascia a terzi rispondono ai requisiti di veridicità, completezza ed accuratezza. E’ fatto divieto ai Destinatari in ambito del rapporto con la Società di:

  • Esporre fatti materiali non rispondenti al vero;
  • Omettere informazioni la cui comunicazione è imposta dalla legge, sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della “tri”;
  • Occultare dati o notizie in modo idoneo a indurre in errore i Destinatari degli stessi;
  • Impedire o comunque ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo legalmente attribuite ai soci agli altri organi sociali o alle autorità di vigilanza competenti.

Nello svolgimento della professione, in particolare con riferimento ai rapporti con i clienti, i loro organi di controllo e con quanti, legittimamente, sono destinatari delle comunicazioni e/o delle relazioni (“report”) emesse a fronte di incarichi professionali, “tri” assicura, oltre la stretta osservanza di norme, leggi e regolamenti applicabili, il rigore richiesto dalla professione stessa.

“tri” assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, eccezion fatta per le comunicazioni richieste per legge, e si astiene dal ricercare dati riservati attraverso mezzi illegali. Per questo si è dotata di apposite policy, procedure, regole e strumenti volti al raggiungimento di un adeguato livello di sicurezza nella gestione del patrimonio informativo aziendale, in termini di:

  • Confidenzialità (accesso alle informazioni consentito unicamente alle persone autorizzate);
  • Integrità (garanzia di accuratezza e completezza delle informazioni e dei processi di trattamento /elaborazione delle stesse);
  • Disponibilità (accessibilità alle informazioni, da parte delle persone autorizzate, nel momento in cui ne hanno bisogno).

È obiettivo primario di “tri” garantire e tutelare la sicurezza e la protezione dei dati e delle informazioni riservate o personali relativi a soci, clienti, dipendenti, consulenti, collaboratori o terzi di cui è in possesso. Per quanto attiene agli utilizzi e tutele delle informazioni dei propri clienti, la deontologia professionale obbliga i Destinatari a tutelare la riservatezza di tali informazioni sia durante gli incarichi sia successivamente alla loro conclusione eccezion fatta per le comunicazioni richieste per legge. È fatto divieto ai Destinatari di diffondere e di abusare delle informazioni privilegiate, ad eccezione degli obblighi di legge, manipolarle e diffonderne false.

I Destinatari non possono utilizzare le informazioni privilegiate e di carattere confidenziale per effettuare operazioni personali direttamente o indirettamente, anche per interposta persona, per conto proprio o per conto di terzi. Non è inoltre possibile consigliare o sollecitare qualsiasi terzo, ad effettuare operazioni su strumenti finanziari che, se effettuati a titolo personale dai Destinatari, rientrerebbero nella definizione di cui sopra.

“tri” vieta negli interni dei propri locali, e comunque anche al di fuori degli stessi, o in qualsiasi altro luogo ad essa riconducibile, la visione, l’utilizzo, il download, l’archiviazione e la riproduzione di materiale pornografico o di immagini virtuali, con qualsiasi mezzo elettronico messo a disposizione dalla Società.

Non è ammessa alcuna forma di regalo o beneficio gratuito, promesso, offerto o ricevuto, che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi operazione riconducibile alla attività societaria. Tale norma non ammette deroghe nemmeno in quei Paesi dove offrire doni di valore a partner commerciali è ritenuto consuetudine. In ogni caso i Destinatari si devono astenere dal compiere pratiche non consentite dalla legge e dagli usi commerciali; devono inoltre attenersi alle eventuali policy, procedure e prassi delle aziende o degli enti con i quali si hanno rapporti.

“tri”, in coerenza con i valori di onestà e correttezza, si impegna a mettere in atto le misure necessarie a prevenire ed evitare fenomeni di conflitto di interessi. Questo vale nei casi in cui un Destinatario:

  • Persegua un interesse diverso dalla Mission della Società;
  • Si avvantaggi personalmente di opportunità d’affari
  • Agisca in contrasto con i doveri fiduciari legati alla propria posizione.

I Destinatari sono tenuti ad evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi della Società o che possano interferire con la propria capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse della Società e nel pieno rispetto delle norme del Codice Etico e della Carta dei Servizi. I Destinatari devono, inoltre, astenersi dal trarre vantaggio personale da opportunità d’affari delle quali sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. Ogni situazione che possa costituire o determinare un conflitto di interessi deve essere tempestivamente comunicata:

  • Agli Organi Amministrativi e allo “OdV” nel caso di situazioni di conflitto d’interessi relative ad un socio;
  • Al socio responsabile del lavoro/cliente, e allo “OdV” nel caso di situazioni relative ad un dipendente.

In particolare, i Destinatari sono tenuti ad evitare conflitti di interessi tra le attività economiche personali e familiari e quelle della “tri”. A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interessi le seguenti situazioni:

  • svolgere funzioni operative o avere interessi economici o finanziari presso clienti, fornitori, concorrenti o partner commerciali;
  • utilizzare la propria posizione nella “tri” o le informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto tra i propri interessi personali e gli interessi o il perseguimento della mission della Società;
  • essere impegnati nella stessa unità operativa in cui lavorano parenti o individui con cui si è stretta una relazione personale;
  • consentire che le scelte che “tri” deve prendere relativamente ai contratti con soggetti esterni a vario titolo siano condizionate da interessi personali.

Ciascun Destinatario è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con le procedure operative predisposte per regolamentare l’uso degli stessi. A tal fine, ciascun Destinatario ha la responsabilità di custodire, conservare e difendere i beni e le risorse della “tri” che gli sono affidati negli ambiti della sua attività ed è tenuto a utilizzarli in modo conforme agli interessi sociali nonché alla legge, impedendone ed evitandone l’uso da parte di terzi non autorizzati nonché l’utilizzo per finalità improprie. È espressamente vietato utilizzare i beni aziendali, per esigenze personali o estranee a quelle lavorative, per finalità contrarie a norme di legge, ordine pubblico o al buon costume. Con particolare riferimento agli strumenti informatici messi a disposizione dalla “tri” ai Destinatari, è vietato porre in essere condotte che possano danneggiare, alterare, deteriorare o distruggere i sistemi informatici o telematici, i programmi e i dati informatici della Società o di soggetti terzi. E’ inoltre espressamente vietato introdursi abusivamente in sistemi informatici o telematici protetti da misure di sicurezza ovvero mantenervisi contro la volontà espressa o tacita di chi ha il diritto di escluderlo, così come procurarsi, riprodurre, diffondere, comunicare e/o consegnare codici, parole chiave o altri mezzi idonei per l’accesso a sistemi informatici o telematici protetti da misure di sicurezza, o, comunque, fornire indicazioni o istruzioni idonee al predetto scopo. È, inoltre, vietato distruggere, deteriorare, cancellare, alterare o sopprimere informazioni, dati o programmi informatici altrui, ivi compresi quelli utilizzati dallo Stato o da altro ente pubblico o ad esso pertinenti, o comunque di pubblica utilità, nonché introdurre o trasmettere dati, informazioni o programmi atti a distruggere, danneggiare, rendere, in tutto o in parte, inservibili sistemi informatici o telematici altrui o di pubblica utilità od ostacolarne gravemente il funzionamento. È, infine, vietata la falsificazione di qualsiasi documento, anche di natura informatica.

“tri” impronta la propria condotta alla legalità e trasparenza in ogni settore della sua attività e condanna qualsiasi forma di turbativa alla libertà dell’industria e del commercio, nonché ogni possibile forma di frode, abusiva duplicazione o riproduzione, contraffazione, usurpazione o alterazione di beni materiali e immateriali suscettibili di privativa derivante da un titolo di proprietà industriale o intellettuale proprio o di terzi, richiamando tutti coloro che operano per conto della Società al rispetto della normativa. I diritti di proprietà industriale e/o intellettuale sui beni suscettibili di tutela, eventualmente creati, sviluppati o realizzati negli ambiti dell’attività lavorativa, (quali, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, marchi, brevetti, loghi, segni di riconoscimento, know how, segreti industriali, software, studi e pubblicazioni etc.) appartengono alla “tri”, che conserva il diritto di utilizzarli nei modi e nelle forme che considererà più opportuni, fermo restando il diritto morale dell’autore degli stessi ad essere riconosciuto tale. Ciascun Destinatario si impegna a proteggere i diritti di proprietà industriale ed intellettuale in titolarità o in uso a “tri” e a non utilizzare illecitamente beni protetti da privativa industriale e/o intellettuale.

Coerentemente con i principi di trasparenza e completezza dell‘informazione, la comunicazione di “tri” verso l’esterno è improntata al rispetto del diritto generale ad una adeguata informazione. Nel rispetto del principio di salvaguardia della riservatezza delle informazioni, i Destinatari incaricati a intrattenere rapporti con la i media non devono divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi, sia riguardanti le attività aziendali che le risultanze delle attività professionali o le relazioni con gli stakeholder in generale. Nella convinzione che l’attività e i risultati d’impresa debbano essere strettamente legati ad una condotta di business responsabile, la comunicazione esterna, inclusa quella finalizzata alla diffusione del marchio e dell’immagine della “tri”, rispetta i principi etici del Codice Etico ed i regolamenti della Carta dei Servizi.